Как учитывать в налоговом учете разные виды расходов по бизнес-картам

Представительские расходы

К представительским расходам относят (п. 2 ст. 264 НК РФ):

1. Расходы на проведение официального приема приглашенных лиц (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия), а также для лиц вашей организации, которые участвуют в приеме. Сюда же относят затраты на аренду помещения, его оформление и украшение, оборудование стендов и пр.
2. Расходы на доставку приглашенных лиц к месту проведения мероприятия и обратно.
3. Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров.
4. Оплату услуг переводчиков, если они не состоят в штате компании.

Чтобы бухгалтерия могла списать расходы в уменьшение прибыли, помимо стандартных первичных документов (чеки, квитанции и пр.), необходимо оформить и утвердить у руководителя организации:

• Приказ о проведении мероприятия, здесь надо указать: цель мероприятия и перечислить участвующих в нем работников компании.
• Смету расходов на мероприятие.
• Отчет о проведенном мероприятии. В отчете указывают: время и место проведения мероприятия; программу мероприятия; состав участников (приглашенных и принимающей стороны); сумму расходов на организацию мероприятия. Если в результате мероприятия будут подписаны договоры, то это также надо отразить в отчете.

Командировочные расходы

К командировочным расходам относят (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):

• суточные за каждый календарный день командировки (размер суточных определяет организация и утверждает локальным документом, при этом не облагаются НДФЛ суточные в размере 700 рублей при поездках по России и 2500 рублей при поездках за границу);
• расходы на проезд к месту командировки и обратно, в том числе на такси или личной машине;
• расходы на проживание, в том числе на аренду квартиры в месте командировки;
• другие расходы, например, стоимость аренды автомобиля, медицинской страховки на время командировки, услуг бизнес-залов и др.

Данные расходы можно списать в уменьшение прибыли, если они документально подтверждены и утвержден авансовый отчет.
Налог на прибыль. При расчете налога на прибыль командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. На упрощенке командировочные расходы признают на дату утверждения авансового отчета или на дату выплаты работнику возмещения, если он платил из личных средств. В данной ситуации сначала работник составляет авансовый отчет, который утверждает у руководителя.

НДС. По командировочным расходам вы можете принять НДС к вычету, если есть счет-фактура, в котором НДС выделен отдельной строкой. Также вы можете принять к вычету НДС по следующим документам, если налог выделен отдельной строкой:

• проездной билет, маршрут, квитанция электронного билета, квитанция на оплату такси;
• бланк строгой отчетности по расходам на проживание.

НДФЛ и страховые взносы. Стоимость проезда, а также суточные в пределах установленных норм, не облагаются НДФЛ, взносами на нетрудоспособность и материнство, на обязательное пенсионного страхование и на обязательное медицинское страхование. Стоимость услуг бизнес-залов в аэропортах и на вокзалах облагается страховыми взносами, но не облагается НДФЛ.